Le PAGE (association des Prestataires en archivage et gestion Externalisée crée en 1996) considère qu’en France seuls 20% à 25% des volumes des entreprises sont externalisés (et ce taux est même inférieur pour les administration et la santé), contre plus de 60% aux Etats-Unis, ou les Records and Information Management Services (RIMS) sont apparus avec une vingtaines d’années d’avance sur l’Europe. Par ailleurs, on estime à environ 25000 le nombre d’entreprises (tout secteur confondus) ayant recours aux prestataires en archivage, chiffre qui est très faible. Le marché mondial se chiffrerait à plus de 14 milliards d’euros.

Ce marché n’est apparu en France qu’à la fin des années 60, et est évalué aujourd’hui à plus de 130 millions d’euros avec un taux de croissance annuel très stable supérieur à 10% par an sur les 10 dernières années. Par comparaison, le marché américain, bien que beaucoup plus mature, a encore une croissance annuelle de l’ordre de 7%. En France, une trentaine d’acteurs se partagent le marché. Voici en résumé les raisons de cette situation croissance structurelle :

  1. Une croissance structurelle des volumes d’archives des entreprises et administrations liée à la fois à l’expansion de l’économie et à l’aversion (risque) à la destruction d’archives anciennes,
  2. Une tendance structurelle au recours à l’externalisation du traitement et de la conservation d’archives, activités exercées par les professionnels mettant en œuvre leurs compétences dans les domaines de l’archivistique et de la logistique, qui ne font pas partie du cœur de compétence des entreprises,
  3. Un besoin qui concerne tous les secteurs économiques, toutes les tailles d’entreprises, publiques ou privées mais aussi les professions libérales et, pourquoi pas les particuliers,
  4. Un développement sensible de l’offre et une amélioration continue de la qualité des prestations offertes.

De façon assez paradoxale, l’essor de l’informatique et des réseaux n’a pas diminué la croissance des volumes d’archives physiques à conserver et on utilise toujours autant de papier.

Les attentes génériques des clients sont :

  1. L’expertise archivistique : conseil en organisation de l’archivage, indexation, inventaire.
  2. La rapidité de mise à disposition des archives pour consultation,
  3. La confidentialité/ sécurisé des archives,
  4. La mise à disposition d’un système d’information souple et performant,
  5. Le respect de norme de qualité, d’organisation, de conservation.

Selon PAGE, voici les tendances prévues fortement marquées par les technologies en cours de perfectionnement de la scannérisation et de la numérisation :

Ces nouveaux services offerts par les prestataires en archivage sont particulièrement adaptés aux documents d’utilisation fréquente ou nécessitant une mise à disposition immédiate pour consultation en ligne. Ils ne se substituent généralement pas à la conservation des documents physiques mais viennent en complément.

La numérisation de documents et la conservation sécurisée de données numériques sont des prestations de base associées aux services déjà proposés par les prestataires en archivage. Les aspects purement matériels ou légaux des services innovants tels que :

  • La scannérisation de documents papiers,
  • La conservation des données numériques,
  • La valeur juridique de documents numériques,

Masquent toutefois les enjeux véritables de la mise en place d’une gestion électronique de documents et/ou d’un archivage numérique au service des entreprises.

Les arguments à faire valoir dans ce cadre sont :

  • Le conseil dans l’intégration des nouvelles technologies au sein des processus existants de l’entreprise sans bouleversement de son système d’information,
  • La mise en place de processus d’indexation pérennes, simples et d’inventaires performants,
  • Les services de gestion intégrée de documents de sources hétérogènes (crées numériquement, papier scanné, fax…),
  • La capacité de faire un lien immédiat avec les documents originaux et les éventuelles archives physiques conservées,
  • La garantie de pérennité sur les périodes de plusieurs dizaines d’années.

Enfin, la part du numérique ne constitue encore que 15% en valeur de ce marché qui devrait donc tirer l’ensemble des prestations externalisées d’archivage. Ce phénomène doit encore s’accroître du fait de l’ouverture du secteur public à l’externalisation.

Les atouts de Team Services sont réels en ce domaine :

  • Clientèle demandeuse et existence de références dans tous les secteurs porteurs y compris le secteur public,
  • Argument fort de la capacité à rendre disponible toute l’archive en 1 jour ouvré rendu client (grâce aux tournées courrier),
  • Alliance technologique avec des partenaires.

Toute l’activité de son service « TRANSPORT », son Service « COURRIER »est géré de façon autonome et en interne.

Une partie de l’activité de son Service « ARCHIVES » pourra être gérée en opportunités en fonction d’une évolution très rapide par :

  • D’autres sociétés partenaire en fonction des régions d’implantation peuvent apporter le complément nécessaire à Team Services pour rester compétitive.
  • La gestion physique des archives reste une demande importante.
  • Team dispose par ses tournées courrier de l’outil de différenciation et de rendu du service dont les archivistes classiques ne disposent généralement pas.
  • Des alliances sont donc possibles régionalement.